JETE Indonesia – Perkembangan teknologi digital memungkinkan kamu mengadakan rapat tanpa bertatap muka. Namun demikian, ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan agar tetap berjalan lancar dan profesional. Berikut adalah beberapa tips meeting online yang telah kami rangkum untuk kamu. Simak selengkapnya dan jangan ada informasi yang terlewatkan, ya!
Tips Meeting Online
Tips meeting online perlu dipelajari tidak hanya bagi penyelenggara rapat, tetapi juga semua peserta. Terlebih bagi kamu yang belum terbiasa melakukan meeting online.Â
1. Pastikan Seluruh Peralatan SiapÂ
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memastikan seluruh peralatan yang akan digunakan untuk meeting online sudah dalam keadaan siap dipakai. Mulai dari laptop/komputer, koneksi internet, aplikasi yang akan digunakan untuk meeting online, serta alat tulis dan buku catatan (jika dibutuhkan).
Promo "JETE THR" dapatkan Diskon up to 50% smartwatch, tws, headphone, speaker dan dapatkan Voucher Disc up to 200rb serta Bonus Senilai 300rb [Klik Di sini]
Sebaiknya lakukan persiapan 30 menit sebelum meeting online dimulai. Tujuannya agar kamu dapat memastikan laptop/komputer juga koneksi internet tidak mengalami kendala apapun, sehingga aman dipakai selama rapat.
Baca juga: 7 Tips Menjalankan Zoom Meeting Agar Aman dan Nyaman
2. Tetap Berpakaian Formal
Tips meeting online selanjutnya terkait dengan penampilan kamu. Meski tidak bertatap muka, pastikan untuk tetap berpakaian formal layaknya menghadiri pertemuan tersebut secara offline. Hal tersebut penting diperhatikan untuk menjaga nilai profesionalisme kamu dalam bekerja.
Namun demikian, disarankan untuk tidak memakai pakaian dengan warna dan motif yang terlalu mencolok. Pasalnya, ketika kamu tampil dengan pakaian yang mencolok maka kehadiran kamu di layar pertemuan bisa mengganggu pandangan peserta meeting online lainnya.Â
3. Temukan Latar Belakang Terbaik
Pilih tempat duduk yang tidak dilewati banyak orang atau dengan latar belakang dinding. Selain itu, pastikan tidak ada ornamen atau hiasan dinding yang dapat menimbulkan masalah dalam rapat online. Misalnya, simbol-simbol keagamaan atau etnis budaya tertentu.
Sebagai alternatif, kamu juga bisa mengubah latar belakang meeting online dengan memanfaatkan pengaturan aplikasi yang digunakan. Pilih latar belakang yang menarik, tetapi tetap sederhana sehingga tidak mengganggu jalannya rapat.
Baca juga: Langkah Mengganti Background Zoom Agar Makin Keren
4. Nyalakan Kamera
Meski tidak ada peraturan tertulis untuk mewajibkan peserta rapat menyalakan kamera, sebaiknya kamu tetap mengaktifkan fitur kamera dari awal hingga akhir pertemuan. Perlu diketahui, menyalakan kamera saat meeting online membuat kehadiran kamu terasa lebih nyata. Di samping itu, komunikasi yang terjalin dengan peserta lain juga terasa nyaman.
Akan tetapi, kamera boleh dimatikan dalam keadaan tertentu. Misalnya, ketika kamu sudah tidak lagi bisa menahan haus. Maka matikan kamera sebentar dan segera nyalakan kembali usai kamu minum. Dengan begitu, kehadiran kamu di ruang rapat online tetap tampak profesional.
5. Atur Penggunaan Mikrofon
Salah satu tips meeting online yang tak kalah pentingnya dari pengaturan kamera adalah tentang penggunaan mikrofon. Berbeda dari kamera yang harus selalu menyala, untuk penggunaan mikrofon sebaiknya diatur dalam keadaan mati sepanjang rapat, kecuali jika kamu ingin menyampaikan sesuatu.
Cara ini cukup efektif meminimalisir gangguan suara yang mungkin ditimbulkan oleh peserta saat pembicara tengah memaparkan materi pertemuan. Di samping itu, suasana meeting online pun lebih tenang dan kondusif dengan kondisi mikrofon peserta dalam keadaan mati.
Baca juga: 5 Cara Merawat Mic Clip-On Agar Tetap Awet
6. Mengatur Durasi Meeting Online
Pada dasarnya menyelenggarakan pertemuan secara offline maupun online tidak jauh berbeda. Terutama terkait durasi atau waktu pertemuan tersebut. Umumnya, meeting online berlangsung selama 30 menit atau lebih, sesuai dengan kebijakan masing-masing penyelenggara.
Untuk itu, sebaiknya atur waktu secara efektif dan efisien sehingga suasana meeting online berjalan kondusif. Jika kamu bertugas sebagai penyelenggara, cobalah untuk menyusun detil pertemuan sebelum meeting online dimulai. Misalnya, atur 5 menit untuk registrasi dan sesi pembukaan, kemudian 20 menit untuk membicarakan topik inti, 5 menit untuk sesi tanya jawab.
7. Rekam Sesi Meeting Online
Tips meeting online yang terakhir, yaitu pastikan untuk merekam seluruh sesi pertemuan tersebut dari awal hingga akhir. Dengan begitu, rekaman itu bisa dijadikan referensi bagi setiap orang yang membutuhkannya. Merekam sesi meeting online juga memudahkan peserta yang berhalangan hadir, sehingga ia tidak ketinggalan satu pun informasi penting.
Penutup
Bagaimana JETE Lovers, tips meeting online yang telah disebutkan tadi tidak sulit untuk dilakukan, bukan? Jangan lupa, untuk mendukung kenyamanan selama meeting online, pastikan untuk menggunakan video conference kamera terbaik dari JETE Indonesia.
Kamu bisa mendapatkannya di seluruh outlet JETE Indonesia yang tersebar di berbagai kota. Atau melakukan pembelian secara online di melalui official store kami di marketplace kesayangan kamu. Tunggu apalagi? Buruan check out sekarang juga!
Subscribe JETE Newsletter!
Selalu update informasi teknologi terkini.
Subscribe JETE Newsletter sekarang juga!
