Apa Itu Notion dan Cara Menggunakannya untuk Bekerja

Maret

30

0 comments

JETE Indonesia – Apakah kamu pernah mendengar tentang aplikasi Notion? Aplikasi ini terdengar masih asing dan belum banyak yang tahu. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang mempermudah pekerjaanmu. Namun, tidak hanya untuk keperluan pekerjaan dan kolaborasi tim, aplikasi Notion juga cocok digunakan untuk hal privasi. Mau tau lebih dalam? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di artikel di bawah ini! 

Apa Itu Notion?

Aplikasi Notion adalah aplikasi yang pada mulanya didesain untuk membuat notes atau catatan dengan tampilan yang sederhana. Namun, dalam perkembangannya, aplikasi Notion juga bisa digunakan untuk meningkatkan produktivitas kita serta mendukung adanya kolaborasi dengan pengguna lain.  

Baca Juga: 5 Rekomendasi Situs Convert JPG ke PDF Terbaik!

Beberapa Fitur yang Ada di Dalamnya

Aplikasi produktivitas tentulah harus mempunyai banyak fitur yang dapat mempermudah atau memperlancar pekerjaan. Setelah mengetahui apa itu Notion, kamu perlu tahu beberapa fitur yang ada di dalamnya. Berikut merupakan beberapa contoh fitur yang bisa kamu coba gunakan dalam aplikasi ini:

1. Notes  

Keunggulan utama yang telah menjadi daya tarik aplikasi Notion adalah fitur pembuatan catatan yang lengkap. Bukan hanya berupa catatan teks biasa, tapi juga bisa berupa list atau poin, menambahkan gambar, video, hingga memberi format kode untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian, akan membuat lebih mudah bagi tim untuk merencanakan atau mengerjakan sesuatu. 

2. Task dan Project 

Selanjutnya, aplikasi Notion juga dapat kamu gunakan sebagai sarana kolaborasi dengan pengguna lainnya atau sejenis wiki tools. Oleh sebab itu, melalui fitur lain yang dimiliki aplikasi Notion, kamu bisa memberikan task serta menambahkan project pekerjaan yang masih/sedang berlangsung. 

3. Template 

Jika kamu sering melakukan penugasan dan format catatan yang sifatnya berulang, akan lebih cepat apabila kamu menggunakan template di dalamnya. Dengan adanya template, kamu dengan gampang menambahkan catatan dengan format tertentu. Template juga memudahkan tim lain dalam menambahkan berbagai hal pada aplikasi sesuai format.  

4. Fitur Aplikasi Notion – Multiple View 

Berikutnya yang perlu kamu ketahui pada tampilan dasar aplikasi Notion adalah kanban board, yang umumnya sering digunakan untuk mempermudah project management. Meski mempunyai tampilan sederhana dan cenderung mudah, namun beberapa pengguna, dalam hal ini merasa kurang cocok.  Oleh karenanya, akan terdapat beberapa pilihan template yang bisa kamu gunakan dan membuatnya menjadi to-do-list. Dengan demikian, kamu akan lebih mudah melihat task, project, hingga catatan yang dibuat. 

5. Integrasi 

Bagaimana fitur integrasi bekerja? Untuk kepentingan produktivitas, kamu pasti tetap membutuhkan aplikasi lain untuk dapat bekerja dengan maksimal. Maka dari itu, Notion memiliki fitur integrasi yang mudah. Kamu dapat mengintegrasikannya melalui Google calendar, e-mail, dan typeform. 

Baca Juga: 5 Aplikasi Kasir untuk Memajukan Bisnismu

Cara Menggunakan Aplikasi Notion

Sebelum jauh lebih dalam menggunakan Notion, kamu perlu memahami bagaimana aplikasi Notion bekerja. Ketika kamu memahami, kamu akan lebih mudah untuk memulai bisnis. Berikut caranya:

1. Menyusun Tim 

Cara pertama yang dapat kamu lakukan adalah kamu dapat mempersiapkan tim terbaikmu melalui Notion. Hal ini memungkinkan bisnismu untuk membuat ruang kerja yang lebih terorganisir dan menjaga agar tidak bertabrakan. Misalnya, perusahaan desain web terdiri dari tim desain grafis, copywriting, dan tim web developer.  Dengan membuat ketiga bidang ini menjadi satu tim di Notion, setiap tim hanya perlu fokus pada perannya. Sehingga dengan demikian kamu akan menyelesaikan project dengan lebih cepat.

2. Memberi Tugas ke Anggota Tim  

Cara menggunakan Notion lainnya yaitu memberi tugas kepada seluruh anggota tim. Sebagai pemimpin atau kepala perusahaan, kamu bisa menetapkan tugas tertentu kepada anggota tim tertentu.

Misalnya, perusahaan desain grafis yang disebutkan di atas (poin 1) memiliki klien langganan yang meminta jasa copywriter yang sama seperti yang mereka gunakan di project yang sebelumnya. Sehingga kamu dapat memberi tugas secara langsung kepada tim copywriter dan kepada anggotanya.

3. Membuat Kalender 

Cara menggunakan Notion lainnya, yakni membuat kalender. Fitur kalender pada Notion merupakan alat bermanfaat lain yang ada di ruang kerja yang harus digunakan bagi kamu para  pebisnis. Kalender Notion memungkinkan karyawan dan anggota tim untuk memvisualisasikan tugas, tanggal, urutan acara, dan bagaimana mereka saling terhubung dan saling terkoneksi satu dan lainnya.

4. Cara Menggunakan Aplikasi Notion – Membuat Outline Proyek 

Ketika bisnismu menghadapi banyak proyek untuk banyak klien, kamu pasti bisa kebingungan dalam mengatur dan membagi tugas kepada seluruh anggota tim. Oleh karena itu, kamu perlu membuat outline proyek yang tepat beserta deadline yang sudah disepakati sebelumnya. 

5. Menetapkan Target Bulanan

Cara menggunakan Notion yang terakhir adalah membuat dan menetapkan target bulanan. Hal ini adalah hal penting yang harus kamu miliki sebagai pebisnis, baik yang sudah lama maupun baru merintis. Target bulanan tim kamu, dapat dibuat visualisasinya, kemudian target tersebut dapat ditempatkan di tengah dasbor, sehingga setiap orang dapat tetap fokus dan memantau kemajuan progres.

Baca Juga: 7 Rekomendasi Situs Kompres Foto Online

Penutup

Itulah penjelasan mengenai apa itu Notion, fitur-fitur dalam aplikasi Notion hingga cara menggunakannya. Jika kamu sudah memahami bagaimana aplikasi ini bekerja, akan lebih mudah buatmu untuk membangun bisnis maupun untuk mempertahankannya nanti. Semoga bermanfaat! 

Penulis: Filippo Aurel Kezia – (Petra Christian University)
Editor: Irfantoni Listiyawan

Artikel terkait:

Mei 30, 2024

Mei 29, 2024

Mei 27, 2024

Mei 25, 2024

Mei 15, 2024

Mei 8, 2024

About the author, JETE Indonesia